Skip to content

How to use Gmail like a pro?

Мы живем во время, когда кажется, что поток информации неограничен, бесконечен и неуправляем. И часто это информация проходит через … почтовый ящик. Каждый день вы получаете десятки, сотни а то и больше писем.

И, наверное, среди них есть такие, по которым надо принять решение и, соответственно, ответить на письмо. Но если вы не можете сделать этого прямо сейчас? Допустим, из-за того, что не владеете достаточным количеством информации или заняты другим делом. Вы, конечно же, можете запланировать время на обработку письма в календаре. Или еще проще — отметить его непрочитанным, чтобы вернуться позже. Так может произойти раз, два, а то и больше. И рано или поздно получится так, что количество непрочитанных писем будет расти и расти. Как правило, длинный список входящих, по которым надо принять решение, воспринимается как груз за спиной, одна мысль о нем может вызывать жуткий дискомфорт. И как с этим быть?

В этой статье мы предоставим вам полное руководство, как структурировать и обрабатывать информацию, которая поступает к вам через почтовый ящик. Особенно этот подход будет актуален для тех, кто исповедует принципы GTD. Если вы были знакомы с ними ранее, то вас наверняка обрадует сама мысль о том, что GTD можно применять и в работе с почтой. А для читателей, которые слышат о GTD впервые, мы подготовили краткую справку о том, чем хороша эта методика.

GTD (или Getting Things Done) дословно с английского означает «доведение дел до завершения». Методика была создана Дэвидом Алленом, который описал ее в одноименной книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»). Вопреки широко распространённому мнению, GTD не относится к тайм-менеджменту, критикуя его за узкую направленность и ограниченную эффективность.

Даже если вы не приверженец GTD, система организации почты, которую мы опишем, поможет вам не рассеивать внимание и грамотно обрабатывать входящие запросы.

Используя GTD, вы начнете понимать, как определить приоритетность задач и что с ними делать дальше. А если нет, то поток, а вместе с ним и груз непрочитанных будет только увеличиваться.

Так может выглядеть почта, если объединить функции самого Gmail и GTD. Входящие равны 0.

На настройку такого способа организации почты вам понадобится 11 минут (мы засекали). Теперь переходим непосредственно к вашему почтовому ящику. Для начала заходим в Настройки.

[sociallocker id=»1006″] Во вкладке Папка “Входящие” уберите галочки возле Соцсети и Промоакции. Тип папки “Входящие” измените на По умолчанию.

Screenshot1

Здесь же в блоке Маркеры важности отметьте галочкой Выключить. Сохраните изменения.

Далее переходим во вкладку Общие. На этом этапе подумайте, сколько блокнотов/папок (кроме всех входящих) вам нужно и по какому принципу вы будете их разделять. Это могут быть блокноты для разных видов деятельности (Бизнес, Дети, Фитнес), под разные рабочие проекты (Лендинги, Таргетинговая реклама, Видеоролики и т.д.). Или же, если вас вдохновляет система GTD, вы можете создать папки в соответствии с приоритетами и фазами работы, как это сделали мы в примере. Для этого нам понадобилось 3 папки. Для каждой из них необходимо выбрать метки. Чтобы выбрать иконку, нажмите на нее и перетащите с блока “Не используется” в “Используется”.

Screenshot2

Мы выбрали звездочку, знак восклицания и иконку инфо. Сохраните изменения.

Screenshot3

Далее двигаемся в папку “Лаборатория”. В строке поиска вводим “Дополнительные папки”. И включаем функцию дополнительных папок. Не забудьте также сохранить изменения.

Далее переходим во вкладку “Несколько папок Входящие”. В заголовках панели необходимо прописать названия для блокнотов/папок. Мы, следуя системе GTD, назвали папки Do (самостоятельное выполнение задачи, чаще всего, срочное), Delegate (перенос задачи на другого исполнителя), Info (информирование, интересные темы, рассылки и др.). В поисковом запросе необходимо ввести координаты той иконки (например, has:yellow-star), которую вы хотите присвоить папке. Ранее мы уже выбрали звездочку, знак восклицания и иконку инфо, поэтому сейчас просто ввели маркеры. Мы нашли для вас маркеры всех иконок в gmail.

Желтая звездочка: has:yellow-star (или l:^ss_sy).

Синяя звездочка: has:blue-star (или l:^ss_sb).

Красная звездочка: has:red-star (или l:^ss_sr).

Оранжевая звездочка: has:orange-star (или l:^ss_so).

Зеленая звездочка: has:green-star (или l:^ss_sg).

Розовая звездочка: has:purple-star (или l:^ss_sp).

Красный знак восклицания: has:red-bang (или l:^ss_cr).

Желтый знак восклицания: has:yellow-bang (или l:^ss_cy).

Синяя инфо: has:blue-info (или l:^ss_cb).

Оранжевая кавычка: has:orange-guillemet (или l:^ss_co).

Зеленая галочка: has:green-check (или l:^ss_cg).

Знак вопроса: has:purple-question (или l:^ss_cp).

Здесь же отмечаем галочкой пункт “Справа от входящих”. Это значит, что ваши папки будут находиться сбоку от всех неотсортированных писем. И сохраняем изменения.

Возвращайтесь в почту и посмотрите, как она изменилась. Слева находятся все ваши письма. Справа — пустые папки. Чтобы перенести то или иное письмо в папку, достаточно кликнуть несколько раз на звездочку возле письма и отметить его нужным маркером.

Письмо, отмеченное звездочкой или знаком восклицания не только попадает в нужную папку, но и остается в папке входящих. Поэтому, чтобы письмо лишний раз не дублировалось, его можно архивировать. Для этого выделите отмаркированные письма и отправьте их в архив.

И это еще не все. Если вы используете Evernote или другой сервис вместе с Gmail, вам может понадобиться IFTTT — If this than that.

Сервис помогает синхронизировать друг с другом различные приложения и устройства. Пользователи IFTTT могут создавать так называемые «рецепты» — то есть скрипты, при помощи которых разные сервисы взаимодействуют друг с другом. Нужно выбрать событие, по которому «рецепт» срабатывает — например, лайк в Instagram, а затем — действие в другом сервисе, которое нужно совершить (например, сохранение лайкнутого снимка в Dropbox).

Сразу после регистрации сервис предлагает вам выбрать каналы (как минимум 2), работа с которыми вас интересует. Мы выбираем gmail, Evernote, Linkedin и Google Календарь.

После этого сервис вам выдает несколько рецептов о том, как можно сделать работу с вашими каналами проще. Мы подключили себе автоматическую отправку маркированных писем в Evernote.

Таким образом, как только письмо отмечается звездочкой или другим маркером, оно буквально через несколько секунд попадает в Evernote. Блокнот вы можете выбрать самостоятельно.

 


  [/sociallocker]

P.S. Временами Gmail не всегда может успевать подтягивать все ваши папки с письмами (особенно, если их много). Поэтому дайте ему немного времени на “привыкнуть”.

Если вам понравилось руководство, и вы уже внедрили в свою почту GTD, делитесь впечатлениями в скринах. Возможно, у вас уже есть 0 входящих? Тогда тоже ждем скрины. А если в процессе настройки возникли какие-либо сложности, мы готовы разбираться вместе с вами. Пишите об этом в комментариях. Спасибо!